Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan. Dengan berkembangnya zaman yang sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat ditingkatkan  kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut. Keberadaan ketatausahaan disetiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila administrasi  ketatausahaan  berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya.

Pengertian Administrasi ketatausahaan sekolah

Tata usaha, atau sering juga disebut tata laksana, merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi. Dalam bahasa Inggris, ada yang menyebutnya sebagai “Clerical Work”atau “Reporting and Recording System” atau “Office Management”, yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar.

Di samping itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan pengertian tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan  keterangan  atau   informasi   yang   berwujud warkat. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Menurut The Liang Gie (2000:50).

1.      Menghimpun, yaitu: Kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum  ada, sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan.

2.      Mencatat, yaitu: Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3.      Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan- keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

4.      Menggandakan, yaitu: Kegiatan memperbanyak dengan berbagai alat dan cara.

5.      Mengirim, yaitu: Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

6.      Menyimpan, yaitu: Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu.

Proses administrasi ketatausahaan

Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tata usaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

a.    Kegiatan    yang    menyangkut    manajemen kurikulum.

Manajemen kurikulum  adalah  segala proses  penyelenggaraan  yang   bertujuan memperlancar   pelaksanaan    proses    belajar mengajar agar efektif  dan  efisien.  Penyusunan  jadwal,  pembuatan  kalender  akademik  dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis  besar diserahkan ke tata usaha.

b.  Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak   berhubungan   dengan   hak   dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:

1)          Mendaftar calon siswa (mulai dari  pengadaan formulir).

2)          Mengisi buku induk dan buku klaper.

3)          Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.

4)          Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.

5)          Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.

6)          Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap

       tahun.

c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.

Pekerjaan tata usaha yang  menunjang  manajemen  personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:

1)    Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai

pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.

2)    Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan   serta   lampiran-lampiran   

yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.

3)    Menyiapkan, menyimpan,  dan  menisci  kartu pegawai.

4)    Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.

5)    Membantu   kepala   sekolah   dalam   membuat laporan statistik keadaan pegawai

     edukatif dan administratif.

d. Kegiatan  yang  mengenai  penataan  inventaris sekolah.

1)  Pekerjaan   inventaris   sebenarnya   menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan.

2)  Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan), disingkirkan.

e. Kegiatan yang menunjang penataan surat- menyurat.

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.

1)  Pengurusan surat-surat masuk (agenda)

a)  Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan)

b)  Menyerahkan surat kepada alamat,

c)  Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.

d)  Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)

e)  Tata usaha melaksanakan disposisi.

f)  Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar.

g)  Pengarsipan surat tersebut.

2)   Pengurusan surat keluar (ekspedisi). Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan:

a)     Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintai tanda tangan.

b)     Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.

c)     Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan megrsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan.

d)     Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku ekspedisi.

e)   Mengirimkan surat tersebut ke alamat. 

3)    Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan). Surat-surat yang sudah selesai diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan.

           Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:

a)   Menurut tanggal masuknya surat.

b)   Menurut pokok/surat.

c)   Menurut daerah asal surat.

d)   Menurut abjad nama pengirim surat. Untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip

tersebut dimasukkan ke dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas rusak dimakan ngengat, maka sebaiknya diberi kapur barus.

f.  Kegiatan yang mengenai keuangan.

Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.

g.  Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.

       Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan. Selain kegiatan-kegiatan yang te;lah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang yang lain.  (Hery K - TU)